Accueillir/Remercier un membre

Accueillir un nouveau membre dans le réseau

Dans la majorité des cas, l’inscription d’un nouveau membre à un réseau se fait par simple inscription à la liste de diffusion, inscription validée par le propriétaire de la liste en question. Généralement, ce “propriétaire” fait partie de la structure d’animation. Dans la mesure où les membres sont amenés à avoir un rôle actif dans le réseau, cette procédure minimaliste gagnerait à être enrichie par :

  • une description (sur le site web) des modalités et des conditions pour devenir membre du réseau ;
  • un mail personnalisé de bienvenue, accompagné de la charte du réseau et des règles de fonctionnement de la liste ;
  • selon la taille du réseau, le nouveau membre peut être invité à se présenter sur la liste de diffusion (ou dans une réunion en présentiel lors de rencontres ou de formations) ;
  • selon le type de réseau, la demande peut être plus formalisée, via un dossier, un formulaire, etc.

Dans tous les cas, l’idée est de rendre le nouveau membre actif dès son arrivée dans le réseau.

Accueillir un nouveau membre dans la structure d’animation

Il est important pour la dynamique du réseau de renouveler les membres de la structure d’animation selon les modalités définies dans la charte du réseau :

  • pour avoir un apport de nouvelles idées ;
  • pour lui confier des missions particulières ;
  • pour remplacer un membre sortant.

Pour une intégration réussie, la nouvelle recrue doit connaître les missions du réseau et celles de la structure d’animation avant que lui soit confiée une tâche spécifique avec des responsabilités. Une période de recouvrement (« tuilage ») entre la personne sortante et la remplaçante peut s’avérer nécessaire selon la fonction.

L’animateur doit s’assurer que la personne comprend bien la finalité et les objectifs du réseau, sa place dans l’institution. Quelle que soit la façon dont la personne a été intégrée à la structure d’animation (cooptation, élection,…), elle devrait toujours être accueillie lors d’une réunion en présentiel au cours de laquelle les rôles et responsabilités de chacun des autres membres seront présentés.

Le nouveau membre doit avoir accès à toutes les documentations et archives du réseau (d’où l’importance de l’existence d’une gestion électronique des documents) afin de connaître l’historique du réseau, les actions en cours et se projeter plus facilement dans ses missions et actions.

A noter que cette arrivée perturbera inévitablement l’ensemble de la structure d’animation (mise en exergue de dysfonctionnements comme par exemple difficulté de transmission des documents, dérive du modèle d’animation qui devient hiérarchique, manque de communication, peu/pas de méthodes de travail,…). La structure d’animation devra retrouver un nouvel équilibre pouvant passer par une redéfinition des rôles de chacun, une révision des processus de décision, d’actions… Il est de la responsabilité de l’animateur d’accompagner ce processus d’intégration et de changement.

Gérer un départ

Dans la structure d’animation, si un membre veut partir, il est impératif qu’il y ait un préavis de départ (modalité à préciser dans la charte) pour assurer la continuité des missions du partant. Il doit en effet se soucier de la transmission des documents et informations en sa possession.

D’autre part, il est important de remercier et valoriser publiquement le travail réalisé au service de la communauté, l’implication du partant. Ceci peut être fait par exemple, lors de la dernière réunion avec lui, ou alors dans un mail largement diffusé.