Capitaliser

Au sein d’un réseau, il est essentiel de disposer d’un recensement de l’ensemble des actions, formations, groupes de travail… qui puisse être consulté par tous les membres autorisés de la structure. Ceci, dans le but d’assurer l’accès à l’historique du réseau, sa continuité (par exemple lors du renouvellement des acteurs de son animation) et son évolution.

Il est aussi important de conserver et mettre à disposition:

  • les procédures
  • les décisions
  • les synthèses, compte-rendu des échanges
  • es savoirs (techniques,…)
  • les bonnes pratiques, trucs et astuces
  • les retours d’expériences
  • les présentations d’intervenant
  • les documents techniques
  • les vidéos/tutoriels
  • les documentations sur les erreurs, les dysfonctionnements et leur résolution
  • une liste des idées non exploitées

Des droits d’accès différents sont à mettre selon le type d’informations qui sont à destination de publics différents: les membres, les nouveaux arrivants, la communauté métier, le comité d’animation, l’ensemble de l’organisation (rayonnement indirect), les tutelles, et toutes personnes concernées, intéressées en recherche d’information.

Le but de la capitalisation de toutes ces informations crées, recensées, drainées par le réseau est de permettre de partager, échanger, informer, s’y référer, transmettre, tracer, professionnaliser le réseau, rester en veille, améliorer les pratiques existantes, rassembler les savoirs, faire évoluer les métiers, avoir une base de travail commun, dynamiser le réseau, illustrer la dynamique du réseau, faciliter le quotidien, innover…

Pour que ces documents soient facilement utilisables par tous, il faut définir des règles de nomenclature permettant une lecture et compréhension immédiate de l’objet du document. Par exemple, le nom du fichier devrait comporter l’objet du document, la date de création/modification, les initiales du rédacteur…

Ils peuvent être mis à disposition sur le site internet du réseau, l’intranet, un espace réseau partagé; sous différentes formes: lettre de diffusion des tutelles (articles), rapport d’activité, livret, document dématérialisé, support de formations, affiche,…

D’autre part, des outils de gestion de version libres, comme SVN (subversion), GIT ou des outils spécifiques du CNRS (MyCORE) permettent de gérer automatiquement l’archivage et l’accès aux différentes versions d’un document.

A la fois discipline et méthode de travail sont nécessaires pour assurer la traçabilité des documents, toutefois facilitée par l’utilisation des outils logiciels préalablement cités.