Communiquer

Pour assurer la cohésion du réseau, une bonne communication interne est nécessaire. Pour la visibilité du réseau et de ses activités, une communication externe doit être prévue. Il est donc capital d’avoir, dès le lancement du réseau, une réflexion pour définir ses objectifs avant de mettre en place des outils pour diffuser et partager l’information et favoriser les échanges. Ces outils peuvent être numériques ou papier.

Communication interne

Une communication interne régulière, concise et dynamique permet d’impliquer les membres, de les motiver et de renforcer leur sentiment d’appartenance. Non seulement il faut que l’animateur communique mais il est important que les membres aussi communiquent entre eux. L’animateur doit rappeler/inciter à l’utilisation de ces outils mis à disposition. Pour la communication interne, les outils utilisés seront plutôt des outils numériques :

  • Messagerie : elle est le moyen de toucher tous les membres. Elle donne le sentiment aux observateurs d’être partie prenante du groupe avec un nombre raisonnable de messages. Elle est, en effet, à utiliser avec modération. Il ne s’agit pas de les inonder de mails mais d’informer sur la prochaine étape d’un projet en cours, donner envie, proposer de rejoindre le groupe. Il faut bien faire attention à la fréquence d’envoi des messages, leur contenu et aux heures d’envoi ;

  • Liste de diffusion : elle est indispensable, car elle est le lien entre les membres, elle contribue à la dynamique du réseau. Elle permet à chacun de communiquer avec l’ensemble de la communauté. Les règles énoncées ci-dessus pour la messagerie sont de mise pour cet outil ;

Remarque: la dernière recommandation doit être mise en œuvre dans le total respect de la RGPD.

  • Newsletter : Réalisée à fréquence régulière, le format de la lettre doit être adapté au contenu. En fonction de la quantité d’information, deux formes : la lettre « plan » qui liste de courts résumés des articles avec des liens web pour aller plus loin dans la lecture si le lecteur le souhaite ; la lettre « complète » dans laquelle tout le contenu est dans le corps du message, plutôt utilisé quand il n’y a qu’un seul article ;
  • Site web intranet : Les membres du réseau peuvent accéder à des informations et à des documents sur un site web en accès restreint. Par exemple, via une zone de téléchargement, un espace dédié pour permettre l’échange d’information, la mise à disposition de documents à la communauté, l’accès à un annuaire interne au réseau (noms, coordonnées, compétences, centres d’intérêt) … ;
  • Wiki/Forum : ce type de dispositif permet de partager de l’information et de développer les interactions entre les membres de la communauté. Simple d’utilisation, il permet à tous de s’exprimer et d’échanger sur des questions souvent techniques. Il est très important de le faire vivre pour qu’il soit efficace ;
  • Messagerie instantanée : ces systèmes peuvent être utilisés entre membres et/ou administrateurs (exemple : IRC : Internet Relay Chat, Slack,…). Attention, il faudra penser à la modération.

Communication externe

  • Site web : vitrine du réseau, c’est est un espace d’information pour tous, membres ou non du réseau. Il permet de mettre en valeur les activités, de faire connaître aux membres potentiels les actions qui pourraient les intéresser et donc éventuellement d’élargir le cercle des membres ;
  • Il peut être intéressant pour le réseau d’être présent sur les réseaux sociaux (Twitter, Facebook). Il faut noter que Twitter est largement fréquenté par les jeunes scientifiques, les journalistes, les étudiants et que les instituts/délégations du CNRS disposent de tels comptes et peuvent être de bons relais. Ces réseaux permettent de fédérer des communautés ayant des centres d’intérêts communs mais il faut avoir des informations à diffuser si on utilise ces outils assez chronophages.
  • Une présentation du réseau sous forme de vidéo peut être pertinente mais c’est un travail ambitieux. Il faut alors envisager un film court, percutant, et ne pas vouloir tout dire… Les services de communication des délégations peuvent être de bons conseils, voire aider le réseau dans le travail de réalisation.

Des supports de communication papier peuvent compléter ce dispositif. Ils seront téléchargeables via le site web.

  • Une plaquette peut s’avérer utile pour démarcher de nouveaux membres lors de manifestations (comme la journée des nouveaux entrants) ou pour solliciter des partenaires, des sponsors ;
  • Un poster de présentation du réseau peut également être réalisé à partir des éléments de la plaquette. Ne pas oublier que ces documents doivent être percutants et cibler quelques messages importants, mentionner les contacts utiles et le lien vers le site web ;
  • Les communications orales pour présenter le réseau font partie des outils de communication. Il peut être utile de disposer d’une présentation (et de ses sources, Power Point ou autre) avec des éléments de langage communs pour que toutes les communications sur le réseau soient cohérentes et donc efficaces.

Pour se faire connaître et échanger directement avec de « futurs » membres, il peut être intéressant de participer à des événements qui touchent la communauté de votre réseau c’est-à-dire avoir un stand, faire une communication orale ou écrite (poster, kakemono, …) lors de colloques, forums, séminaires, …

Points de vigilance

Tout ces supports ou documents doivent être mis à jour régulièrement pour rester pertinents. C’est d’autant plus important dans le cas de TWITTER, FACEBOOK, … . Il est donc nécessaire de bien évaluer le temps à consacrer à ces outils de communication pour qu’ils soient efficaces