Constituer et animer des groupes de travail

La structure d’animation est constituée d’un nombre restreint de membres (une dizaine au plus). Elle peut être amenée à déléguer des réflexions sur des thèmes émergents, des préoccupations des réseaux (métrologie, verrous technologiques…) ou des fonctions supports (communication…). Cette délégation peut être attribuée à un groupe de travail (GT).

Constitution d’un Groupe de Travail

La constitution d’un GT peut découler d’un besoin identifié des membres (suite à un sondage…) ou être proposé par les institutions. Dans ce dernier cas, il faut qu’il corresponde aux besoins du réseau et entre dans ses préoccupations, sinon il y a fort à parier qu’il ne fonctionnera pas.

Le GT est constitué d’un nombre restreint de membres experts du réseau intéressés par le sujet en question (6 à 10 personnes par exemple). Le GT correspond à un mode de fonctionnement « gestion de projet » et à un espace de réflexion privilégié en petit groupe qui facilite la production.

Les productions des GT peuvent être par exemples :

  • de la veille technologique mise à disposition ;
  • l’organisation d’événements ;
  • des tutoriaux et documents ;
  • l’organisation de formations ;
  • de l’achat et de la mise en commun de matériel ;
  • des développements particuliers ;
  • une réflexion de prospective.

Animation d’un Groupe de Travail

Pour qu’un GT fonctionne et produise, il faut qu’une ou plusieurs personnes pilotent ce GT, que les membres du GT s’engagent à consacrer du temps (à préciser ensemble) et que les objectifs et les délais impartis pour les réaliser soient clairement définis. Le sentiment d’appartenance au groupe de travail et donc son dynamisme seront renforcés par des éléments d'”identité” du groupe : nom, logo etc.

Les porteurs, facilitateurs ou pilotes du GT sont responsables du cadre. Ils seront notamment chargés d’organiser les réunions, de les animer et de relancer leurs partenaires selon les tâches qui leur incombent pour respecter les délais fixés. Les GT doivent rédiger leurs bilans financiers et moraux (qui peuvent être modestes) et réaliser un travail prospectif pour définir les actions futures.

Un GT a une durée de vie plus ou moins longue, mais il a toujours une date de fin définie à priori. Il n’a pas vocation à perdurer, et s’il perdure, de nouveaux objectifs devront être définis. A contrario, un GT peut être très court, juste le temps d’une réunion par exemple, mais il satisfait aux même règles :

Clés de succès d’un groupe de travail (GT), à ajuster selon la taille et la durée du GT :

  • Se mettre d’accord sur l’objectif (en une ou deux phrase), le périmètre, la durée, les livrables (quoi pour qui ?), le plan d’action, éventuellement ajustables
  • Selon le GT, le choix des membres et du facilitateur peuvent répondre à des critères de compétences complémentaires, de disponibilité, etc. :
    • Attention aux liens hiérarchiques éventuels
    • Taille du GT entre 4 et 8
  • Animation du groupe de travail
    • Un animateur compétent, éventuellement un co-animateur (capables de réguler des tensions ou des problèmes de fonctionnement du collectif) doit être en charge de la préparation et de l’animation des différentes réunions.
    • Mettre par écrit les éléments qui régissent le fonctionnement du GT : nom des membres, objectifs, résultats attendus, délais, outils, périodicité des réunions, moyens de communication entre chaque réunion, clarifier les rôles (qui fait quoi : par exemple sécrétaire), etc
    • Préparer en amont les réunions (OJ, documents etc.)
    • Au début de chaque réunion, rappeler les objectifs attendus ainsi que les délais dans lesquels ils doivent être accomplis. Il vaut mieux s’assurer avant la réunion que les objectifs du groupe de travail sont connus et compris par tous les intervenants.
    • Veillez à la régulation des prises de parole, au respect du temps
    • Des règles de fonctionnement partagées
      • assiduité
      • travail entre les réunions
      • mettre en copie les communications
      • faire et diffuser CR après chaque réunion
  • Pour être efficace le groupe de travail doit avoir à sa disposition les outils nécessaires à la réalisation de ses objectifs (projecteur vidéo, paperboard, etc.) pendant les réunions et entre les réunions.
  • Evaluer à la fin des réunions comment le groupe a travaillé et prendre les mesures rectificatives éventuelles et à la fin du GT faire un bilan