Fiche Déléguer l’organisation d’un événement

Accompagnement d’un porteur

Préparer un rétro-planning :  établir avec le porteur à quelles étapes du rétro-planning des points seront à faire et sous quelle forme

Rappeler au porteur les points à ne pas oublier :

  • Etablir le programme en conformité avec les objectifs et définir les modalités pour chaque item du programme (exposés, ateliers, salon industriel, visite, table ronde…)
  • Le cas échéant : coordination avec la Formation Permanente (FP) de la Délégation Régionale (DR) en charge de l’action, préparation du budget, s’accorder sur les tâches à la charge de la DR, modalités de préinscription et d’inscription
  • Etablir le budget
  • Logistique (lieu, équipements du lieu, fléchage etc.)
  • Préparer les éléments de communication et d’inscription sur le web
  • Préparer le plan de communication (affiches, mails, presse etc.)
  • Préparer les éléments de communication avec les intervenants (invitation, remerciements) et les consignes à leur transmettre (dont les autorisations image/mise en ligne), centraliser les titres/résumés/bio/présentations
  • Rechercher des sponsors et/ou goodies
  • Evaluation à préparer