Les outils informatiques sont à choisir avec beaucoup d’attention, bien en amont et avec l’accord de tous les participants. Il faut prendre en compte les objectifs à atteindre, les fonctionnalités proposées, et leur facilité d’utilisation pour tous. Ils peuvent être regroupés en quatre grandes familles :

Les outils de visioconférence

Il est important de bien définir les caractéristiques et fonctionnalités attendues du système de visioconférence avant de le choisir.

Par exemple : fiabilité, capable de gérer un grand nombre (ou du moins suffisant) de connexions simultanées, offrant la possibilité de contrôler les micros et webcams, d’échanger par le tchat, d’identifier qui veut prendre la parole, de partager l’écran, d’enregistrer en direct, de créer des sous-groupes, de se connecter par téléphone ou directement via un navigateur (même si l’utilisation d’une application dédiée rend souvent le système plus performant).

Voici une comparaison des outils de visioconférence par JM Cornu (octobre 2019) : https://frama.link/outils-visio

Et quelques outils disponibles :

• Renavisio de Renater https://renavisio.renater.fr (français, sécurisé)
• Rendez-vous de Renater https://rendezvous.renater.fr (simple, sécurisé, aucun client local, 30 personnes maximum) qui est une déclinaison institutionnelle de l’outil Jitsi Meet
• BigBlueButton (BBB) https://bigbluebutton.org (en général installé localement à vos structures)
• Zoom https://zoom.us (mis à disposition par certaines universités, grandes écoles)
• Glowbl https://www.glowbl.com/fr (complet mais compte à ouvrir)
• Whereby https://whereby.com (très bien mais seulement 4 participants)
• Tixeo https://www.tixeo.com/visioconference-securisee (français, sécurisé, mis à disposition par le CNRS pour ses agents)
• MyCom/Skype Entreprise (différent du Skype connu par le grand public, sécurisé, mis à disposition par le CNRS pour ses agents)

Nota : Zoom et BBB permettent de voir simultanément l’écran partagé, les participants et le tchat. Ces 2 outils permettent aussi de créer des sous-groupes.

Les outils de travail collaboratif

Il est possible de définir des espaces de travail différents et d’utiliser plusieurs outils pour une même animation :

– Rédiger à plusieurs simultanément dans un même document texte :

• Etherpad, application qui propose un bloc-note en ligne, gratuite, installable en interne. Elle est hébergée chez Framasoft (https://framapad.org) ou à l’IN2P3/CNRS (http://etherpad.in2p3.fr) par exemple
• Cryptpad, bloc-note en ligne sécurisé, le transfert des données est chiffré de bout en bout. La création d’un compte est gratuite. https://cryptpad.fr
• Excalidraw, bloc-note en ligne qui permet de faire des dessins et insérer des images https://excalidraw.com
• Microsoft Exchange, installé dans plusieurs établissements
• OnlyOffice/Owncloud ou OnlyOffice/NextCloud : clouds gratuits disposant d’un client de synchronisation pour MAC et PC, la partie serveur est installable en interne à vos structures
• GoogleDoc

– Produire des idées et interagir sur des documents graphiques tels qu’une carte mentale, une frise chronologique, un tableau avec des post-it :

• Scrumblr, application de post-it en ligne hébergée par l’association Colibri à l’adresse https://postit.colibris-outilslibres.org
• Padlet, application qui fournit un mur blanc pour partager des idées. Elle permet la réalisation de cartes mentales ou de frises chronologiques https://padlet.com
• Klaxoon, suite d’outils collaboratifs, facilitant l’animation d’un world café en ligne par exemple, service sur abonnement (possibilité de faire un test gratuit sur 90 jours)
• Mind42 (se prononce Mind For Two), application de cartographie mentale en ligne gratuite. Il faut un compte pour l’utiliser (le créateur comme les collaborateurs). Plusieurs personnes peuvent interagir sur une carte mentale en même temps. Exportable en PDF, jpg entre autres et au format FreeMind. https://mind42.com

– Créer des sondages, des enquêtes, des questionnaires en ligne, des quizz :

• Klaxoon (informations dans le paragraphe précédent)
• Evento de Renater, https//evento.renater.fr
• Limesurvey, un logiciel d’enquête gratuit installable en interne à votre structure
• Mentimenter, un outil en ligne pour faire des quizz, nuages de mots, sondages, etc. Le créateur doit avoir un compte, les participants doivent installer l’application sur leur téléphone mobile, https://mentimeter.com

– Animer plusieurs groupes de discussion :

• Zoom ou BigBlueButton, des systèmes de visioconférences (cf. paragraphe « les outils de visioconférence ») qui permettent de scinder un groupe en sous-groupes pour des discussions en petit comité

– Voter

• Vote à bulletin secret : Balotilo, accessible gratuitement après création d’un compte https://www.balotilo.org
• Vote sans nécessité de confidentialité : Doodle, Evento de Renater
• Vote pondéré (voir fiche à la fin de ce document) : peut être mis en place avec une feuille Excel partagée sur un espace collaboratif, ou EtherCalc https://ethercalc.net

– Enseigner à distance : la plateforme Moodle (très répandue dans l’enseignement supérieur) propose en un seul endroit un grand nombre des fonctionnalités : échanges formateur/participants, partage de documents, cours en direct et en replay, remise de devoirs, auto-évaluation, wiki, glossaires, … Il s’agit d’une application puissante qui nécessite une infrastructure adaptée, et dont la prise en main doit être accompagnée.

Les outils de présentation ou de partage de ressources

Que ce soit pendant la visioconférence, ou en dehors, il est important pour le groupe d’échanger du contenu tels que des documents textes ou graphiques, images, vidéos, liens, … Par ailleurs, un partage centralisé permet la capitalisation des informations, compétences et savoir-faire du groupe. Les outils d’accès faciles intégrant la lecture et la possibilité de modifications sont à préférer pour une meilleure gestion des documents. En effet, cela évite le téléchargement sur son poste de travail et la gestion manuelle des versions.

Quelques outils :

• Padlet est un outil collaboratif qui permet, sur un mur virtuel, d’organiser, partager et sauvegarder des contenus en commun.
• OneNote : logiciel de prise de notes de Microsoft, gratuit, il permet la prise de notes et le partage de ressources entre plusieurs appareils, et plusieurs personnes. Les notes sont stockées sur OneDrive. Nécessite un compte Microsoft.
• Sharepoint : plateforme collaborative de Microsoft, certains établissements l’ont mis en place et le proposent à leur personnel. Plus large que OneNote, il permet de stocker des fichiers, rendre public certaines ressources, de créer des espaces web, etc
• OnlyOffice/Owncloud ou OnlyOffice/NextCloud : clouds gratuits disposant d’un client de synchronisation pour MAC et PC, la partie serveur est installable en interne à vos structures
• GoogleDrive, OneDrive : clouds respectifs de Google et de Microsoft
• Cryptdrive : permet un partage de ressources sécurisé, le transfert des données est chiffré de bout en bout. La création d’un compte est gratuite. https://cryptpad.fr
• Prezi : création de diaporama dynamique de relations d’idées, inscription gratuite, http://prezi.com

Les outils de communication de type « réseaux sociaux »

Des outils de type « réseaux sociaux » permettent des échanges instantanés entre plusieurs personnes, sur des thématiques ou des questions particulières : Mattermost, Slack, Citadel, Whatsapp, Telegram, Rocket Chat, etc.

Ils peuvent eux aussi être utilisés aussi bien pendant une réunion ou un séminaire qu’entre deux rencontres. Pour les informaticiens ou ceux qui peuvent bénéficier de prises en charge par un service informatique : tous les outils que vous pouvez trouver en « OpenSource » sont des outils qui peuvent être installés sur des serveurs hébergés localement ou par votre institution (comme par exemple les applications de Framasoft, Jitsi, BBB, cloud, Limesurvey, Rocket Chat, Slack, etc…). Ainsi l’accessibilité au service et la localisation des données sur le net restent maîtrisées.