L’animation entre les rencontres

Les objectifs ici sont de conserver et renforcer les liens entre les membres du réseau, d’informer régulièrement les membres des avancées des projets et de les inciter à participer. Il ne faut pas oublier que dans les grands réseaux non hiérarchiques, environ 80% des membres sont des observateurs qu’il convient d’informer pour qu’ils puissent devenir actifs lorsqu’il y aura convergence entre leur propre disponibilité et l’intérêt des thématiques ou des projets traités.

Il est parfois possible d’organiser des réunions en présentiel localement et en visioconférence pour connecter les points régionaux. Cette solution a l’avantage de conserver une part de contacts directs.

Les pistes ci-dessous sont données pour des échanges par voie numérique exclusivement.

– Proposer une lettre d’information : 1 fois par mois maximum.

– Faire envoyer régulièrement (entre 1 et 3 fois par semaine) et alternativement par les porteurs de projet un mail très court (quelques lignes) sur l’état d’avancement du projet et la prochaine étape. Les informations doivent être précises et concises, contextualisées, incitatives et motivantes.

– Organiser des discussions (partout sauf par mail), via des tchats, forums, réseaux sociaux sur des thématiques ou questions particulières.

– Mettre en place des évènements spécifiques pour créer du lien entre les personnes afin qu’elles aient potentiellement envie de travailler ensemble (intérêts communs). Par exemple, lancer un forum ouvert une fois par an :
cf. “https://www.educavox.fr/alaune/intelligence-collective-a-distance-deployer-un-forum-express

– Lancer des enquêtes très courtes 2 fois par an pour identifier les besoins des membres. Cela peut prendre la forme d’enquêtes classiques ou de temps de brainstorming avec des outils type « post-it numérique » ou tout autre outil asynchrone. Et dans tous les cas, le travail à distance sera facilité par un partage efficace des documents textes ou graphiques. Vous pouvez éventuellement définir des règles de classement, et des formats particuliers de document (pour compte-rendu, budget, …). Le défi que pose l’animation et la collaboration à distance incite au renforcement de la communication écrite, et cela a l’avantage de conduire chacun à ordonner et préciser ses idées.

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