Les réunions à distance

Les réunions à distance suivent évidemment la plupart des bonnes pratiques de l’animation en présentiel :

  • Organiser la réunion en amont avec tout ou partie des participants (objectifs, nombre de participants, invitations, documents préparatoires). L’ordre du jour doit être précis et il faut s’y tenir.
  • Pendant la réunion, le cadre doit être posé avec beaucoup plus de rigueur qu’en présentiel parce ce que les éléments de communication non verbale sont alors absents. Notamment, les rôles seront bien définis : un animateur (qui distribue la parole et dynamise les échanges), un gardien du temps, un “pousse-décision” (provoque et synthétise les décisions, prend les notes et envoie le compte-rendu).
  • Afin de capter l’attention des participants : il faut prévoir des réunions courtes (2h maximum avec une pause de 10′ toutes les 45′), distribution de la parole, demande de retours par les participants dans le tchat associé, création collective du compte-rendu dans un bloc-notes en ligne…
  • Prévoir une inclusion : cette étape est essentielle. En fonction du nombre de participants, un temps d’inclusion permet de connecter les personnes entres elles et pourquoi pas au sujet de la réunion : météo intérieure avec image ou objet, réponse à une question posée au groupe, une victoire à partager, … Vous pouvez aussi utiliser le photolangage, chacun partage une image qui symbolise son état d’esprit, ou demandez aux personnes de montrer un objet de leur environnement qui lui fait penser au sujet.
  • Ne pas oublier de faire un bilan après la réunion, avec les participants ET entre les animateurs.

Quelques règles de base spécifiques :

  • S’isoler dans un endroit calme
  • Être à l’heure
  • Tester l’application de visioconférence en amont
  • Utiliser un micro-casque (pour éviter les échos)
  • Couper le micro et la caméra lorsque vous n’intervenez pas
Pour aller plus loin : 
https://www.rhperformances.fr/conseil-rh/actualite/animer-reunion-distance
https://www.efficaciteprofessionnelle.fr/2017/12/08/reunions-a-distance-10-astuces-pour-creer-de-la-convivialite

Certaines des techniques d’intelligence collective utilisées en présentiel peuvent être assez facilement transposées en numérique, à l’aide d’applications de post-it numérique, de bloc-notes en ligne ou de vote. Les séances doivent être préparées avec beaucoup de soin. Par exemple :

Faire une inclusion :

  • Adapter la méthode du photolangage : on peut utiliser un fichier partagé (cf. paragraphe 5.2) où chaque participant insère une image et en fait le commentaire aux autres.
  • Prendre un objet autour de soi et dire comment cet objet nous représente.
  • Demander aux participants de renommer leur profil sur le système de visioconférence en utilisant une couleur, un adjectif, un animal ou une information qui les caractérise.

Générer du brainstorming à distance (voir Fiche créativité: Appels à idées) avec :

  • une application de post-it en ligne
  • des cartes mentales ou des frises chronologiques interactives
  • en organisant un world café en ligne
  • des discussions en sous-groupes

 Animer des débats avec :

  • le concept du fishbowl (explicité dans nos fiches pratiques) peut être repris en visioconférence en remplaçant les 3 chaises centrales par la possibilité qui est offerte aux participants d’avoir seulement 3 “caméras on” et seuls ceux qui ont la caméra on peuvent échanger entre eux. Lorsque quelqu’un d’autre allume sa caméra cela signifie qu’il souhaite participer et dans ce cas, l’un des “caméra on” éteint sa caméra et ferme son micro.

Mettre en place un processus participatif :

  • un vote
  • un vote pondéré
  • un sondage, une enquête

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