Se réunir en visio

Réussir une visioconférence :

Préambule : 

Les différentes formes de réunion à distance (visioconférence – audioconférence – webconférence) 
  • La visioconférence
  • L’audioconférence
  • La web-conférence
  • Plate-forme collaborative (Etherpad, …)
  • Web séminaire ou “Webinar” 
Ici on ne parlera que de la visioconférence 
                                   
Les réunions en visio-conférences suivent des règles similaires aux réunions en présentiels mais du fait de la moindre richesse des échanges non verbaux  et du fait des difficultés techniques un certain nombre de précautions sont à prendre :
  • En premier lieu, ce mode de réunion n’est pas du tout adapté en cas de besoins de régulation d’un groupe, ni aux situations conflictuelles. 
  • On n’utilisera pas ce type de réunions pour faciliter la cohésion d’un groupe ou générer une nouvelle dynamique, etc.  
  • Le nombre idéal maximal de participants dépend du savoir-faire de l’animateur et du besoin d’interactivités pendant la réunion. 
  • Il est très difficile en visio d’animer de façon interactive une réunion de plus de 8 participants. Pour autant, il reste toujours possible de  mettre en place de tels dispositifs pour plusieurs dizaines de  personnes pour une réunion strictement informationnelle. 
  • Enfin une  durée de 1h30 paraît un maximum, ou alors il faut prévoir une  vraie pause au bout de 1h30. 
  • Pour finir, rappelons que suivre une réunion en visio demande beaucoup plus de concentration qu’une réunion en présentiel.

Avant la réunion :

  • Travailler l’Ordre du Jour
  • Réserver une visio (renavisio.renater.fr ou skype business) et une salle dédiée, un quart d’heure avant le début effectif de la réunion pour avoir le temps de régler les problèmes techniques
  • Envoyer une invitation à participer à la réunion en précisant de se connecter en avance pour régler d’éventuels problèmes techniques, de prévoir une salle dédiée ou à défaut un micro/casque dans un endroit calme et d’arriver à l’heure. Joindre l’ordre du jour.

Au début de la réunion

  • Se mettre d’accord sur les modalités pour la prise de parole (par exemple lever la main)
  • Se mettre d’accord sur le fait que quitter la réunion présuppose de l’annoncer à tous
  • Se mettre d’accord sur le fait de couper son micro quand on ne parle pas (évite les sons parasites)
  • Se mettre d’accord sur le fait de couper le téléphone et toutes les sources d’interruption potentielles (le mode visio favorise ce genre de comportements)
  • Identifier la personne qui prendra des notes (il est possible de prendre des notes de façon collaborative avec un outil comme etherpad.in2p3.fr)
  • Faire un tour de table pour que chacun se présente et être sur que tout le monde est bien connecté

Pendant la réunion

  • L’animateur est très important, il doit tenir son rôle de façon très concentrée en distribuant la parole en fonction du code préalablement établi
  • Recadrer, faire des points de conclusion etc. comme dans une vraie réunion mais avec encore plus de vigilance.
  • Si un document doit être présenté il est impératif que les participants l’ait avant la réunion pour travailler dans de bonnes conditions.

Après la réunion :

se référer aux conseils dans le cadre d’une réunion en présentiel

Une petite vidéo  illustrative :